MANAJEMEN KOMUNIKASI

Posted: July 7, 2009 in Construction Management
Tags: ,

Communication Planning atau perencanaan komunikasi adalah menetapkan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek yaitu siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkan informasi, dan bagaimana informasi akan diberikan atau disampaikan kepada mereka.

PERENCANAAN KOMUNIKASI
Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

DISTRIBUSI INFORMASI
Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :
– Rapat-rapat (meetings).
– Distribusi dokumen berupa hardcopy.
– Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan kontraktor dengan stakeholder yang terlibat seperti kepada owner, subkontraktor, dan supplier. Bentuk komunikasi eksternal ini berupa rapat-rapat dan laporan. Jenis-jenis rapat yang dilakukan pada proyek Magna Building ini adalah sebagai berikut :
(1). Kick of Meeting
Tujuan Rapat:
– Membuat “Team Building”, yaitu membangun tim proyek agar seluruh staff atau anggota proyek yang sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja dapat memahami tugas dan tanggung jawab dengan baik dan benar.
– Menyamakan persepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek antar anggota atau staff proyek.
– Menyatukan langkah, agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-sendiri dalam menjalankan tugasnya.
– Mengikuti SOP (Standard Operating Procedure ) yang berlaku.
Agenda Rapat:
– Penjelasan menyeluruh dari project manager (PM) mengenai :
–Target keuntungan yang hendak dicapai
–Target waktu penyelesaian proyek
–Target mutu kerja
– Pembagian tugas pekerjaan untuk setiap bidang dan anggotanya.
– Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) proyek.
– Target jangka pendek (1-2 minggu) yang hendak dicapai.
Jadwal Rapat:
Kick of Meeting dilaksanakan saat kegiatan proyek akan dimulai dan apabila tidak dapat dilakukan di lokasi proyek, rapat dilaksanakan di kantor pusat atau di lokasi terdekat dengan lokasi proyek.

(2).Tool Box Meeting
Tujuan Rapat :
Tujuan dari tool box meeting ini adalah membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu yang terdapat pada proyek.
Peserta Rapat:
Rapat tool box meeting ini dihadiri oleh antara lain :
– Manajer Operasi Lapangan
– Kepala Pelaksana
– Mandor
– Subkontraktor
Agenda Rapat:
Agenda rapat yang dibahas ini pada rapat ini adalah :
– Metode kerja yang ditetapkan.
– Personil atau unit kerja masing-masing yang terkait.
– Rute dan Lay-out peralatan dan bahan.
Jadwal Rapat:
– Setiap akan dimulai pekerjaan pokok seperti :
–Pekerjaan pondasi
–Pekerjaan tanah dan pasir
–Pekerjaan pengecoran
–Pekerjaan Atap
–Pekerjaan Arsitektur
–Dan lain-lain.

Source:

PMBOK

PD Karya Report, Proyek 2009

Comments
  1. izin copy…terima kasih

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s