PENGENDALIAN BIAYA PROYEK

Dalam suatu proyek konstruksi, biaya proyek merupakan salah satu aspek penting dan sangat perlu dikendalikan agar sesuai dengan budget yang telah dianggarkan sehingga dapat menghasilkan keuntungan proyek yang maksimal. Pengendalian biaya proyek yang efektif sendiri dapat dilakukan dengan :
1. Lingkup kerja yang terinci dan terdefinisi dengan lengkap
Dengan lingkup kerja yang dibuat dapat diketahui pekerjaan apa yang dikerjakan sendiri dan pekerjaan apa yang outsourcing. Lalu dicari hubungan antara keduanya. Dengan diketahuinya lingkup pekerjaan maka dapat ditentukan biayanya. Dengan telah diketahui lingkup pekerjaan, dicari tahu batasan-batasan setiap pekerjaan dan mengetahui requirement dari batasan-batasannya. Contohnya adalah pada pelaksanaan pengangkutan material batu pecah dari sumbernya ke lokasi proyek. Pada peledakkan sumber batu pecah, perlu dilakukan perhitungan terlebih dahulu sehingga tidak perlu dilakukan pemecahan kembali batu tersebut menjadi ukuran yang lebih kecil. Lalu saat pengangkutan material ke stok, perlu diatur dan dihitung jarak angkut, traffic, dan volume tampung kendaraan.
2. Analisa resiko proyek
Resiko merupakan suatu peristiwa atau keadaan yang belum pasti, dan bila terjadi akan memberikan pengaruh negative terhadap sasaran proyek. Dalam melakukan analisa resiko yang dilakukan adalah menetapkan sasaran tujuan proyek, melakukan identifikasi resiko, melakukan asesmen resiko, memberi tanggapan dan perlakuan atas resiko, memantau dan mengkaji ulang, komunikasi dan konsultansi, dan menyusun dokumentasi. Dalam menganalisa resiko, dilevelkan tingkat resikonya berupa kemungkinan resiko tersebut dapat terjadi dan seberapa besar akibat yang dihasilkan. Hasil analisa resiko dapat disimpulkan apa resiko tersebut diterima tetapi diusahakan agar dampaknya tidak bertambah besar dan resiko tersebut ditolak sehingga dibuat suatu upaya pencegahannya.
3. Estimasi biaya yang akurat dan penetapan pedoman anggaran
Estimasi biaya yang akurat perlu dilakukan. Dalam estimasi, semakin banyak asumsi yang digunakan, kesalahan asumsi dan ketidakjelasan akan mempengaruhi keakuratan biaya proyek. Estimasi biaya dimulai dari pemahaman dokumen. Dari dokumen dihitung volume pekerjaan dan kebutuhan sumber dayanya. Dan dilakukan juga survey. Dari semuanya itu ditetapkan metode konstruksi yang digunakan dan menghasilkan analisa teknik dan analisa satuan pekerjaan. Ditambah dengan mark up maka menghasilkan estimasi biaya proyek keseluruhan.
4. Cost performance analysis dan forecasting
Forecasting termasuk melakukan estimasi atau prediksi dari suatu kondisi masa depan proyek yang didasarkan pada informasi dan pengetahuan yang tersedia pada waktu yang diramal. Forecast digenerasikan, diupdate, dan diisu kembali yang didasasrkan pada informasi kinerja pekerjaan yang disediakan pada saat proyek dilakukan dan progress. Informasi kinerja pekerjaan menyangkut hal-hal tentang kinerja masa lampau proyek dan segala informasi yang dapat memiliki dampak terhadap proyek dimasa depan.
5. Performance Measurement Analysis. Teknik ini membantu untuk mengasses magnitude dari semua variasi yang dapat terjadi dalam biaya. Teknik earned value membandingkan nilai kumulatif dari suatu nilai kumulatif budgeted cost dari pekerjaan yang dilakukan (earned) pada budget awal yang dialokasikan untuk pekerjaan yang djadwalkan (planned) dan pada biaya actual dari pekerjaan yang dilakukan (actual).
6. Sistem pengendalian perubahan lingkup
Perubahan lingkup perlu dikendalikan. Bila dilakukan perubahan lingkup perlu disetujui oleh owner agar perubahan tersebut juga dapat dibayarkan oleh owner. Perubahan lingkup akan menyebabkan perubahan biaya. Sistem kontrol perubahan biaya, yang didokumentasikan dalam sebuah rencana cost management, mendefinisikan prosedur-prosedur dimana baseline costnya bisa dirubah. Teknik ini mencakup forms, dokumentasi, tracking systems, dan approval levels yang dibutuhkan untuk mengautorisasi perubahan biaya. Cost change control system ini diintegrasikan dengan proses integrated change control
7. Tindakan pengecekan dan koreksi
Untuk mengontrol biaya maka perlu dilakukan tindakan pengecekan dan koreksi. Caranya adalah menyusun form-form yang dibutuhkan agar ada standard. Dari pengecekan yang ada dilakukan tindakan koreksi. Pengecekan yang dilakukan misalnya adalah pengecekan waste, hasil pekerjaan apa sesuai dengan spek, dll. Tindakan koreksi tersebut berasal dari varian biaya yang ada.
8. Prosedur pengendalian biaya
Dengan adanya prosedur pengendalian biaya, dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaan proyek. Prosedur pengendalian biaya dapat dilihat pada gambar dibawah ini